Классификация официальной переписки

Признак Группа переписки
Вид связи Деловое письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, электронное письмо
Территория Внутренние и международные письма
Место в информационном обмене Инициативные письма, письма-ответы
Завершенность информационного обмена Письма, требующие ответа; письма, не требующие ответа
Положение в системе документооборота Поступающие, отправляемые письма
Уровень типизации Типовые письма, письма в произвольной форме
Композиция Простые, сложные письма
Отношение к действиям партнеров Благодарность, поздравление, одобрение, требование и др.
Отношение к полноте и точности информации Запросы, подтверждения, опровержения и др.
Тематика По вопросам материально-технического обеспечения, финансов и т.д.
Отношения в иерархии управления Письма вышестоящих, подведомственных, сторонних организаций
Правовой статус корреспондента Письма юридическим и физическим лицам, ряду организаций, одной организации, структурному подразделению, должностному лицу, письма граждан, парламентские, депутатские запросы
Число адресатов Письмо в один адрес, письма в несколько адресов
Количество писем от одного автора Первичное, повторное
Наличие информации об адресате Письма, содержащие сведения об авторе, анонимные обращения

Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.

Циркулярные письма обычно высылает вышестоящая организация, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер.

Гарантийные письма направлены с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий (качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг и т.д).

Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей.

Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей.

Договорные письма подтверждают факт отправки договоров или контрактов.

Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении.

Письма-напоминания – письма, в которых содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.



Письма-извещения – письма, в которых что-либо сообщается или утверждается.

Информационные письма – это разновидность письма-извещения, своевременно информированное должностное лицо или организацию о совершившимся факте.

Письма-приглашения – могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату.

Коммерческие письма – составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.

«Стандартное» начало делового письма: Извещаем, что … Доводим до Вашего сведения, что … Прошу … Ставлю Вас в известность … Поддерживаем … Высылаем … Напоминаем Вам, что …

В качестве заключительных слов могут быть приведены следующие фразы: Просим Вас не задерживать ответ …

Просим извинить нас за задержку с ответом …

Рассчитываем, что наши замечания будут учтены.

Структуру делового письма можно разделить на информационную и служебную части.

Информационная часть – это собственно текст делового письма, несущий основную смысловую нагрузку и представляющий ценность для адресата.

Служебная часть – это вспомогательные элементы, открывающие и подытоживающие текст.

Служебная часть содержания делового письма, как правило, включает:

а. приветствие,

б. обращение к адресату,

в. лид-абзац,

г. заключительную формулу вежливости,

д. подпись отправителя,

е. постскриптум.

Приветствие – вводная формула вежливости, предназначенная для сокращения дистанции между участниками деловой переписки и создания необходимых предпосылок к невербальному диалогу.

Обращение к адресату – обязательный элемент частного делового письма. Особенность обращения – восклицательный знак.

Лид-абзац – начальный абзац делового письма, состоящий всего из одного предложения.



Заключительная формула вежливости – обязательный элемент частного делового письма, который, как правило, отсутствует в деловых письмах.

Подпись отправителя – заключительный элемент структуры делового письма, который придает официальному деловому стилю юридическую силу и удостоверяет личность отправителя.

Постскриптум –краткая не более 3-4 строк приписка к тексту делового письма, помещенная после подписи.

Обязательными реквизитами делового письма являются:

1. Эмблема (логотип) организации;

2. Код по ОКПО;

3. ОГРН организации;

4. ИНН/КПП организации;

5. Наименование отправителя;

6. Справочные данные об организации;

7. Дата;

8. Регистрационный номер;

9. Ссылка на дату и регистрационный номер поступившего документа;

10. Место составления;

11. Адресат;

12. Заголовок к тексту;

13. Текст;

14. Отметка о наличии приложения;

15. Подпись;

16. Гриф согласования;

17. Оттиск печати;

18. Отметка об исполнителе.


5657095557693461.html
5657205779361925.html
    PR.RU™